Thủ tục thành lập công ty: Hướng dẫn chi tiết cho hộ kinh doanh nhóm 3 chuyển đổi

Hộ kinh doanh lên Doanh nghiệp là bước đi chiến lược quan trọng để tăng uy tín, mở rộng thị trường và tiếp cận nguồn vốn lớn hơn. Trong bài viết này, Tâm Minh hướng dẫn lộ trình chi tiết để hộ nắm vững thủ tục thành lập công ty, chuyển đổi nhanh chóng và hợp lệ.

1. Trước khi thành lập công ty, hộ kinh doanh cần làm gì?

1.1. Xác định mô hình doanh nghiệp

Hộ kinh doanh khi chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các loại hình công ty phổ biến sau đây, tùy thuộc vào quy mô, số lượng thành viên góp vốn và mục tiêu phát triển của chủ doanh nghiệp:

Tiêu chí	Công ty TNHH một thành viên	Công ty TNHH hai thành viên	Công ty cổ phần
Trách nhiệm về nợ	Hữu hạn (trong phạm vi vốn góp)	Hữu hạn (trong phạm vi vốn góp)	Hữu hạn (trong phạm vi vốn góp)
Số chủ sở hữu	Chỉ 1 cá nhân/ tổ chức	Tối đa 50 người	Tối thiểu 3 cổ đông
Huy động vốn	Không có nhu cầu huy động vốn từ người khác.	Dễ dàng huy động vốn từ người thân, bạn bè hoặc đối tác	Huy động vốn rất linh hoạt và mạnh mẽ (thông qua việc bán cổ phiếu)
Quản lý	Cơ cấu tổ chức đơn giản, dễ quản lý và ra quyết định	Cơ cấu tổ chức đơn giản, dễ quản lý và ra quyết định	Cơ cấu quản lý phức tạp hơn, yêu cầu báo cáo và tuân thủ nhiều quy định hơn.
Phù hợp với	HKD có quy mô  vừa & nhỏ, chủ công ty muốn tự quản lý.	HKD có nhiều thành viên cùng kinh doanh hoặc muốn hợp tác mở rộng kinh doanh.	HKD có tầm nhìn mở rộng quy mô lớn, muốn trở thành công ty đại chúng

Hầu hết các hộ kinh doanh chọn Công ty TNHH một thành viên hoặc Công ty TNHH hai thành viên trở lên là lựa chọn an toàn và hiệu quả nhất khi chuyển đổi.

1.2. Hồ sơ thành lập công ty đầy đủ

Trước khi nộp đơn, chủ HKD cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau để đảm bảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mới hợp lệ:

Văn bản bắt buột	Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).
	Dự thảo Điều lệ công ty (đối với Công ty TNHH/Cổ phần).
	Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (nếu mô hình có nhiều người góp vốn).
Chứng từ pháp lý	Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của Chủ doanh nghiệp và các thành viên/cổ đông.
	Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và Giấy đăng ký thuế (nếu có MST riêng).
	Văn bản cam kết về trách nhiệm nợ và nghĩa vụ tài sản chưa thanh toán của HKD cũ (nếu có).

2. Quy trình thành lập công ty từ hộ kinh doanh

Quá trình chuyển đổi mô hình kinh doanh đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ và chia thành hai giai đoạn chính, đảm bảo tính liên tục của hoạt động:

2.1. Chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh

Việc chấm dứt HKD cũ phải được thực hiện trước hoặc song song với việc đăng ký công ty mới, nhằm đảm bảo trách nhiệm pháp lý rõ ràng:

• Thông báo Chấm dứt: Nộp thông báo tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện.
• Hoàn tất Thuế: Hoàn thành mọi nghĩa vụ thuế (kê khai, nộp phạt, truy thu) đối với cơ quan thuế quản lý trực tiếp HKD.

2.2. Đăng ký thành lập doanh nghiệp

Cơ quan tiếp nhận	Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT) cấp tỉnh nơi Doanh nghiệp mới đặt trụ sở
Phương thức nộp hồ sơ	Trực tiếp tại Sở KH&ĐT hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thời gian giải quyết	Sau khi hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thời gian giải quyết thường là 3 ngày làm việc.

Việc chuyển đổi đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài liệu và sự tuân thủ thuế đối với mô hình cũ trước khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho mô hình mới.

3. Hướng dẫn nộp hồ sơ thành lập công ty trực tuyến

Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là giải pháp hiện đại, giúp chủ doanh doanh nghiệp tiết kiệm thời gian di chuyển và đẩy nhanh tiến độ xử lý hồ sơ.

Trước khi bắt đầu quy trình, hãy đảm bảo chủ doanh nghiệp có đủ các điều kiện sau:

• Tài khoản VNeID mức độ 2 hoặc Chữ ký số công cộng (USB Token): Bắt buộc để ký xác thực hồ sơ điện tử (có giá trị pháp lý như chữ ký tay và con dấu).

• Tài khoản đăng ký doanh nghiệp: Đã tạo trên Cổng thông tin quốc gia.

 

• Tài liệu điện tử: Tất cả hồ sơ cần được Scan định dạng .pdf rõ nét, đầy đủ thông tin.

 

Hướng dẫn chi tiết cách nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp qua Cổng thông tin quốc gia:

Bước 1: Truy cập dangkykinhdoanh.gov.vn, đăng nhập và khởi tạo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mới. Chọn đúng loại hình công ty muốn thành lập.

Bước 2: Nhập thông tin cơ bản (Tên, Địa chỉ, Vốn, Người đại diện) và tải lên các file .pdf đã chuẩn bị. Đảm bảo thông tin nhập liệu khớp hoàn toàn với nội dung trong file đính kèm.

Bước 3: Kiểm tra lần cuối, sau đó sử dụng Chữ ký số để xác thực hồ sơ và nhấn Nộp hồ sơ. Việc Ký số thành công xác nhận hồ sơ đã được gửi đến Sở KH&ĐT.

Bước 4: Theo dõi trạng thái hồ sơ trực tiếp trên tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp. Hồ sơ sẽ được xử lý trong vòng 3 ngày làm việc.

Bước 5: Nếu nhận được yêu cầu sửa đổi, chỉnh sửa thông tin hoặc thay thế file điện tử và nộp lại hồ sơ. Chỉnh sửa kịp thời giúp hồ sơ được duyệt nhanh hơn.

4. Các công việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau để chính thức hoạt động dưới mô hình mới:

Danh mục	Công việc Bắt buộc	Thời hạn & Lưu ý
Pháp lý	Thông báo về việc thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia.	Trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy phép.
Quản trị	Khắc con dấu pháp nhân & lắp đặt bảng hiệu tại địa điểm kinh doanh.	Tránh bị khóa mã số thuế.
Tài chính	Mở tài khoản Ngân hàng công ty và thông báo số tài khoản với cơ quan thuế.	Đảm bảo minh bạch dòng tiền công ty.
Thuế & Kế toán	Đăng ký sử dụng Chữ ký số điện tử để nộp thuế online.  Đăng ký và phát hành Hóa đơn điện tử.  Triển khai phần mềm kế toán và thiết lập hệ thống sổ sách.	Hoàn tất thiết lập hệ thống sổ sách và quy trình tài chính trước khi phát sinh giao dịch.
Nghĩa vụ	Kê khai và nộp thuế theo quy định đối với doanh nghiệp (TNDN, GTGT, v.v.).	Tuân thủ các mốc thời gian quy định (tháng/quý/năm).

* Những câu hỏi thường gặp sau khi chủ doanh nên biết

4.1. Công ty mới thành lập từ 2026 phải đóng các loại thuế nào?

Từ năm 2026, các loại thuế cơ bản mà công ty mới thành lập phải kê khai/nộp bao gồm:

• Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp.
• Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN): Kê khai và nộp theo quý/năm.
• Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN): Thuế khấu trừ từ lương người lao động và thu nhập của cá nhân, hộ kinh doanh.
• Các loại thuế khác: Tùy ngành nghề (Ví dụ: Thuế tiêu thụ đặc biệt, Thuế xuất nhập khẩu).

Lưu ý: Thuế Môn bài sẽ được bãi bỏ từ 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15.

4.2. Doanh nghiệp nhỏ mới thành lập có cần tham gia BHXH không?

• BẮT BUỘC. Doanh nghiệp phải tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho tất cả người lao động làm việc theo Hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên.
• Việc tham gia BHXH là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp đối với người lao động, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ.

4.3. Doanh nghiệp có bắt buộc phải có Kế toán trưởng hay không?

• TÙY THUỘC VÀO QUY MÔ. Doanh nghiệp bắt buộc phải tổ chức bộ máy kế toán (tự làm hoặc thuê dịch vụ).
• Tuy nhiên, chỉ những doanh nghiệp LỚN hoặc VỪA mới bắt buộc phải bổ nhiệm Kế toán trưởng. Các Doanh nghiệp siêu nhỏ thì KHÔNG bắt buộc có Kế toán trưởng.

5. Các chính sách hiện hành hỗ trợ khởi nghiệp, thành lập công ty

Các chính sách thuế là động lực lớn nhất để khuyến khích hộ kinh doanh chuyển đổi và doanh nghiệp mới thành lập phát triển.

• Miễn thuế trong 3 năm đầu: Theo Nghị quyết 68-NQ/TW, doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn thuế TNDN trong 3 năm đầu thành lập; kể từ khi có thu nhập chịu thuế, nhằm hỗ trợ tối đa cho giai đoạn khởi sự kinh doanh.
• Miễn thuế trong 4 năm đầu (Theo điều kiện lĩnh vực, địa bàn):
  • Miễn thuế TNDN trong 04 năm đầu và giảm 50% số thuế phải nộp trong 09 năm tiếp theo đối với các dự án đầu tư mới thuộc các lĩnh vực ưu đãi như: nghiên cứu khoa học, công nghệ cao, phát triển năng lượng sạch, giáo dục, y tế, văn hóa, thể thao…
  • Miễn thuế trong 04 năm đầu và giảm 50% trong 05 năm tiếp theo nếu đầu tư tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.

Điều kiện để được miễn thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Là Doanh nghiệp mới thành lập lần đầu (không phải trường hợp chia tách, sáp nhập từ doanh nghiệp cũ).
• Đáp ứng các tiêu chí xác định Doanh nghiệp nhỏ và vừa (theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP về tổng nguồn vốn, số lao động và doanh thu hàng năm).
• Thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký thuế và khai báo thông tin doanh nghiệp theo đúng quy định.
• Lưu ý: Ưu đãi này không áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh đặc biệt như xổ số, bảo hiểm, tài chính, ngân hàng…

6. Dịch vụ kế toán Tâm Minh hỗ trợ dịch vụ thành lập doanh nghiệp toàn diện

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên mô hình doanh nghiệp không chỉ giúp nâng cao vị thế pháp lý, mở rộng khả năng tiếp cận thị trường và nguồn vốn, mà còn tối ưu hóa các chính sách thuế hiện hành. Tuy nhiên, rào cản lớn nhất thường gặp là sự phức tạp của thủ tục hành chính và các công việc hậu kiểm sau thành lập.

Hiểu được những thách thức đó, Tâm Minh mang đến giải pháp toàn diện nhằm gỡ bỏ mọi vướng mắc, đồng hành cùng chủ doanh nghiệp thực hiện bước chuyển mình nhanh chóng và hiệu quả nhất.

• Tư vấn lộ trình chuyển đổi từ hộ kinh doanh đến hoàn tất thủ tục thành lập công ty
• Miễn phí hoàn toàn thủ tục thành lập Giấy phép kinh doanh
• Hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng số đẹp

Đội ngũ chuyên gia pháp lý của Tâm Minh sẽ thay chủ doanh nghiệp xử lý mọi giấy tờ, từ khâu tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp, đặt tên, mã ngành kinh doanh, cho đến nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Ngoài ra, Tâm Minh cung cấp giải pháp toàn diện, đồng hành liên tục cùng chủ doanh nghiệp. Bao gồm đầy đủ các dịch vụ thiết yếu ngay sau khi có giấy phép:

• Khai thuế ban đầu: Đảm bảo doanh nghiệp mới thực hiện nghĩa vụ thuế ngay từ ngày đầu hoạt động.
• Phần mềm kế toán & bảo hiểm xã hội: Cung cấp công cụ quản lý tài chính và nhân sự hiện đại, hiệu quả.
• Chữ ký số từ xa: Công cụ bắt buộc để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước (thuế, bảo hiểm, hải quan).
• Dấu mộc công ty: Con dấu pháp nhân chính thức của doanh nghiệp.
• Công Bố thông tin đăng ký công ty: Thủ tục pháp lý công khai thông tin doanh nghiệp lên Cổng thông tin quốc gia.
• 300 số hóa đơn đầu ra: Cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để phát hành hóa đơn hợp lệ cho khách hàng.

Việc chuyển đổi mô hình kinh doanh không còn là gánh nặng khi có sự đồng hành của chuyên gia. Với gói hỗ trợ toàn diện từ Tâm Minh, chủ doanh nghiệp sẽ có một khởi đầu vững chắc, tập trung toàn lực vào việc phát triển kinh doanh mà không phải lo lắng về thủ tục hành chính phức tạp.

Liên hệ Tâm Minh để được tư vấn miễn phí và nhận lộ trình chuyển đổi chi tiết nhất!