HD Quyết Toán Thuế TNCN 2025 Trên Dịch Vụ Công Cho DN Năm 2026

Quyết toán thuế TNCN 2025 là nghĩa vụ quan trọng doanh nghiệp phải thực hiện để xác định chính xác số thuế thu nhập cá nhân phải nộp trong năm 2025. Bài viết tổng hợp đầy đủ quy định về trường hợp bắt buộc quyết toán, thời hạn nộp hồ sơ, biểu mẫu cần chuẩn bị và hướng dẫn kê khai trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Thuế.

Quyết Toán Thuế TNCN 2025 Là Gì? Doanh Nghiệp Cần Hiểu Đúng Bản Chất

Quyết toán thuế TNCN 2025 là bước quan trọng mà doanh nghiệp phải thực hiện nhằm xác định chính xác số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp cho ngân sách nhà nước trong năm tính thuế 2025.

Căn cứ theo khoản 1 và khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019 quy định:

“Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Thuế là một khoản nộp ngân sách nhà nước bắt buộc của tổ chức, hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân theo quy định của các luật thuế.
10. Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.”

Từ đó có thể hiểu, quyết toán thuế là hoạt động tổng hợp, tính toán và kê khai lại toàn bộ số thuế mà cá nhân hoặc doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp cho cơ quan thuế, căn cứ vào thu nhập, hoạt động kinh doanh hoặc tài sản phát sinh trong một kỳ kế toán nhất định.

Về bản chất, quyết toán thuế là quá trình rà soát và xác định chính xác các khoản thuế phải nộp, đồng thời tổng hợp đầy đủ, minh bạch các số liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế trong kỳ đó.

Khi Nào Doanh Nghiệp Phải Quyết Toán Thuế TNCN 2025?

Việc xác định đúng trường hợp phải thực hiện quyết toán thuế TNCN 2025 giúp doanh nghiệp tránh sai sót và rủi ro xử phạt hành chính về thuế.

Trường Hợp Doanh Nghiệp Bắt Buộc Quyết Toán Thuế TNCN 2025

Căn cứ khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, quy định về việc cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay, doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán trong các trường hợp sau:

• Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế (bao gồm cả trường hợp làm việc không đủ 12 tháng trong năm).
• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập, đang làm việc tại thời điểm ủy quyền quyết toán thuế (kể cả chưa làm đủ 12 tháng trong năm), đồng thời có thu nhập vãng lai ở nơi khác với mức bình quân tháng trong năm không vượt quá 12 triệu đồng, đã được khấu trừ thuế 10% và không yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập vãng lai này.
• Cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới trong trường hợp tổ chức cũ thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Trường Hợp Doanh Nghiệp Không Phải Quyết Toán Thuế TNCN 2025

Doanh nghiệp không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Không phát sinh chi trả thu nhập trong năm.

• Đã tạm ngừng kinh doanh cả năm theo đúng quy định pháp luật.

(Căn cứ tiết d1 điểm d khoản 6 Điều 8 và điểm d khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP; hướng dẫn tại Mục 2 Phần II Công văn 883/TCT-DNNCN ngày 24/3/2022).

Hạn Nộp Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN 2025

Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN Doanh Nghiệp Gồm Những Gì?

Khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), doanh nghiệp cần chuẩn bị các biểu mẫu sau:

1. Biểu 05/QTT-TNCN: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
2. Biểu 05-1/BK-QTT-TNCN: Phụ lục bảng kê cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
3. Biểu 05-2/BK-QTT-TNCN: Phụ lục bảng kê cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần.
4. Biểu 05-3/BK-QTT-TNCN: Phụ lục bảng kê người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.

Hướng Dẫn Nộp Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN 2025 Trên DV Công

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Thuế

Truy cập website: https://dichvucong.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống

Chọn hình thức đăng nhập:

• Tài khoản thuế điện tử
• Tài khoản định danh điện tử

Chọn đối tượng: Doanh nghiệp

Nhập:

• Tên đăng nhập
• Mật khẩu

Nhấn Đăng nhập

Bước 3: Chọn thủ tục quyết toán thuế TNCN

• Vào menu “Thủ tục hành chính”

• Chọn mã TTHC: 1.008309 – Khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công

• Chọn 05/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Bước 4: Chọn hình thức kê khai

Doanh nghiệp có thể chọn một trong hai hình thức sau khi thực hiện quyết toán thuế TNCN 2025:

Trường hợp nộp file XML đã kết xuất

• Tải lên file XML được kết xuất từ phần mềm hỗ trợ kê khai

• Hệ thống lưu tạm hồ sơ

• Kiểm tra tại mục Tra cứu hồ sơ lưu tạm

• Khi hồ sơ hiển thị trạng thái “Đạt”, chọn Nộp hồ sơ

• Kiểm tra lại thông tin

• Nhập mã captcha

• Ký số điện tử và hoàn tất nộp hồ sơ

 

Trường hợp kê khai trực tuyến

Bước 1: Chọn Thông Tin Tờ Khai

Tại màn hình kê khai, người nộp thuế lựa chọn:

• Cơ quan thuế nộp tờ khai: Chọn cơ quan thuế quản lý trực tiếp

• Đối tượng kê khai: Chọn “Người nộp thuế tự khai”

• Kỳ tính thuế: Chọn Năm 2025

Sau đó nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước nhập dữ liệu.

Bước 2: Nhập Dữ Liệu Tờ Khai 05/QTT-TNCN

Hệ thống hiển thị tờ khai 05/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Doanh nghiệp cần cập nhật các chỉ tiêu quan trọng gồm:

• Tổng số lao động trong năm

• Số cá nhân cư trú có hợp đồng lao động

Cần rà soát kỹ số liệu để đảm bảo khớp với hồ sơ lương và chứng từ khấu trừ thuế.

Bước 3: Cập Nhật Các Phụ Lục Bảng Kê

Để hoàn tất hồ sơ quyết toán thuế TNCN 2025, người nộp thuế phải nhập đầy đủ thông tin tại các biểu mẫu sau:

• Biểu 05-1/BK-QTT-TNCN: Cập nhận thông tin người lao động.

• Biểu 05-2/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.

• Biểu 05-3/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.

Bước 4: Kiểm Tra Thông Tin Hồ Sơ

Sau khi hoàn tất nhập dữ liệu từng phụ lục, người nộp thuế quay lại biểu tờ khai.

• Chọn “Kiểm tra thông tin” để hệ thống rà soát lỗi

Việc kiểm tra kỹ giúp tránh hồ sơ bị từ chối khi nộp chính thức.

Bước 5: Tra Cứu Hồ Sơ Lưu Tạm

• Chọn mục “Tra cứu hồ sơ lưu tạm”

• Kiểm tra trạng thái hồ sơ

⚠ Lưu ý: Chỉ khi hồ sơ hiển thị trạng thái “Đạt” mới được phép nộp chính thức.

Bước 6: Nộp Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN 2025

• Chọn “Nộp hồ sơ”

• Nhấn “Tiếp tục”

• Kiểm tra lại toàn bộ thông tin tờ khai

• Nhập mã captcha

• Thực hiện Ký điện tử & Nộp hồ sơ

Sau khi ký số thành công, hệ thống sẽ ghi nhận việc hoàn tất nộp hồ sơ quyết toán thuế.