Từ tháng 9/2026, mã đơn vị BHXH mới chính thức được áp dụng theo cấu trúc hoàn toàn khác so với trước đây. Điều đáng lưu ý là cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ không tự động cấp lại mã mới — doanh nghiệp bắt buộc phải chủ động cung cấp thông tin thì mới được cấp mã đúng, tránh tình trạng đóng BHXH sai hoặc chậm trễ trong các thủ tục liên quan đến người lao động.
Vì sao có mã đơn vị BHXH mới từ tháng 9/2026?
Ngày 04/8/2025, BHXH Việt Nam ban hành Công văn 1804/BHXH-QLT năm 2025 về việc sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH của người tham gia, đồng thời hướng dẫn bộ mã quản lý đơn vị tham gia BHXH, BHYT.
Tiếp đó, ngày 13/8/2026, BHXH Việt Nam ban hành Kế hoạch 3115/KH-BHXH năm 2026 về việc chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý trên các phần mềm nghiệp vụ. Việc chuyển đổi được triển khai chính thức từ ngày 01/9/2026 trên phạm vi toàn ngành BHXH — không phải là thay đổi riêng lẻ của bất kỳ cơ quan BHXH địa phương nào.
Cấu trúc mã đơn vị BHXH mới gồm những gì?
Theo hướng dẫn tại Công văn 1804/BHXH-QLT năm 2025, bộ mã đơn vị tham gia BHXH, BHYT được cấu trúc gồm 3 thành phần:
- ĐD – Mã định danh đơn vị
- ĐT – Mã đối tượng
- LH – Mã loại hình sản xuất kinh doanh
Trong đó, mã ĐT và mã LH được xác định theo các phụ lục ban hành kèm Công văn 1804/BHXH-QLT năm 2025.
Ví dụ minh họa: Mã đơn vị cũ là TD0001D thì sau khi chuyển đổi có thể được thể hiện theo cấu trúc 0123456789DNA03, trong đó:
- 0123456789 là mã định danh đơn vị;
- DN là mã đối tượng;
- A03 là mã loại hình sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp cần làm gì để cập nhật mã đơn vị BHXH mới?
Điểm quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần nắm: mã đơn vị mới không được cấp tự động. Cơ quan BHXH chỉ có thể xác định đúng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chủ động cung cấp thông tin, vì mã mới có gắn với mã số thuế, đối tượng tham gia và ký hiệu ngành nghề kinh doanh.
Quy trình cập nhật cơ bản gồm:
- Doanh nghiệp cung cấp thông tin thông qua đường link do cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị cung cấp.
- Lựa chọn đúng ngành nghề hoạt động.
- Đính kèm giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp.
Lưu ý: Cách thức cung cấp thông tin và thời hạn cụ thể không giống nhau giữa các địa phương, mà sẽ theo hướng dẫn riêng của từng cơ quan BHXH đang quản lý doanh nghiệp. Ví dụ, BHXH cơ sở Xóm Chiếu (quản lý các phường Khánh Hội, Vĩnh Hội, Xóm Chiếu, Tân Thuận, Tân Mỹ) đã ban hành Thông báo 2054/TB-BHXH năm 2026 hướng dẫn cụ thể và yêu cầu hoàn thành trước ngày 03/9/2026.
Đối với doanh nghiệp ở tỉnh, thành khác: cần chủ động liên hệ với cán bộ quản lý hoặc người phụ trách BHXH của đơn vị mình để nắm rõ cách thức cung cấp thông tin và thời hạn thực hiện, tránh bỏ lỡ mốc thời gian bắt buộc.
Không cập nhật mã đơn vị BHXH mới, doanh nghiệp gặp rủi ro gì?
Sau khi chuyển đổi, mã đơn vị mới sẽ được sử dụng trong toàn bộ các thủ tục liên quan đến BHXH, bao gồm:
- Báo tăng, báo giảm lao động tham gia BHXH;
- Giải quyết các chế độ BHXH cho người lao động;
- Thực hiện đóng tiền BHXH hằng tháng.
Nếu doanh nghiệp không cập nhật đúng hạn hoặc sử dụng sai mã đơn vị, các thủ tục và giao dịch nêu trên có thể bị gián đoạn, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ đóng bảo hiểm của doanh nghiệp.
Một số vấn đề liên quan doanh nghiệp cần lưu ý thêm
Tiền đóng BHXH có được trừ khi tính thuế TNCN không?
Có. Theo Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, các khoản đóng góp BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc (kể cả BHXH tự nguyện, bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội) được trừ khi xác định thu nhập tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công. Quy định này áp dụng cả với cá nhân cư trú tại Việt Nam có thu nhập từ tiền lương, tiền công ở nước ngoài, nếu đã tham gia đóng bảo hiểm bắt buộc theo pháp luật nước sở tại.
Hợp đồng thử việc có phải đóng BHXH không?
Theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, người lao động làm việc theo hợp đồng thử việc ký riêng thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Tuy nhiên, nếu nội dung thử việc được ghi trực tiếp trong hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên (theo khoản 1 Điều 24 Bộ luật Lao động 2019), thì người lao động vẫn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc ngay từ thời gian thử việc.
Việc cấp lại mã đơn vị BHXH mới từ tháng 9/2026 là một phần trong kế hoạch chuyển đổi chung của toàn ngành BHXH, không phải thay đổi cục bộ. Vì mã mới không được cấp tự động, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị mình, cung cấp đầy đủ thông tin ngành nghề và giấy phép kinh doanh đúng thời hạn để được cấp mã chính xác, đảm bảo các thủ tục báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ và đóng tiền BHXH cho người lao động diễn ra thông suốt. Bộ phận kế toán, nhân sự nên rà soát ngay tình trạng cập nhật mã đơn vị của công ty mình trong tháng 9/2026 để tránh rủi ro phát sinh không đáng có.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DỊCH VỤ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN TÂM MINH
Điện thoại (Hotline): 0932.324.898 - 090.101.9922
Email Hỗ Trợ: office.tamminh@gmail.com
Fanpage: Dịch vụ kế toán Tâm Minh
Địa chỉ:
Trụ sở chính:
Số 187AA, Nguyễn Văn Cừ, Phường An Bình, TP. Cần Thơ
VP đại diện 1:
Thửa 988, đường 6A KDC Bắc Hà Hoàng Hổ, P. Long Xuyên, An Giang
VP đại diện 2:
Số 154 đường D13, KDC Hồng Loan, Phường Cái Răng, TP. Cần Thơ
